Informativa privacy

1. Titolare e ambito dell’informativa

Poletti Ricambi è il nome commerciale del sito. Il titolare del trattamento è Poletti Clima S.r.l. La presente informativa riguarda i dati raccolti attraverso il sito, l’area riservata, i moduli di richiesta, gli allegati e i successivi contatti relativi a preventivi e ordini.

2. Dati trattati

Possiamo trattare dati identificativi e di contatto, codice fiscale, dati aziendali e di fatturazione, Partita IVA, SDI, PEC, indirizzi di consegna, contenuto delle richieste, modelli e codici delle macchine, fotografie o PDF allegati, preventivi, stato delle pratiche e comunicazioni con il cliente.

Per registrarsi come privato o installatore non serve un account ChatGPT. I dati compilati nella pagina di registrazione restano temporaneamente nella sessione del browser e vengono trasmessi a Poletti Clima soltanto quando il cliente invia la richiesta. Il pannello amministrativo utilizza invece un accesso personale protetto riservato al personale autorizzato.

Il cliente non deve inserire negli allegati dati personali non necessari, documenti di identità, password, dati sanitari o informazioni relative a terzi non pertinenti alla richiesta.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati necessari sono trattati per creare e gestire il profilo, identificare il ricambio, rispondere alla richiesta, predisporre il preventivo, eseguire misure precontrattuali richieste dal cliente, concludere ed eseguire l’ordine, organizzare pagamento, spedizione DHL o ritiro, gestire assistenza, resi e contestazioni.

I dati sono inoltre trattati per adempiere obblighi fiscali, amministrativi e normativi, compresi gli eventuali controlli F-Gas, e per il legittimo interesse del titolare alla sicurezza del servizio, alla prevenzione di abusi e alla tutela dei propri diritti.

Le comunicazioni commerciali occasionali sono inviate soltanto in presenza di consenso. Il mancato consenso al marketing non impedisce registrazione, richieste o acquisti.

4. Conferimento dei dati

I campi indicati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta o il rapporto contrattuale. In mancanza, potremmo non essere in grado di registrare il profilo, verificare il componente, inviare il preventivo o completare l’ordine. I campi facoltativi, compreso il codice errore quando non presente, aiutano la verifica ma non sono sempre indispensabili.

5. Destinatari, fornitori e trasferimenti

I dati sono accessibili al personale autorizzato di Poletti Clima e, per quanto necessario, a fornitori che supportano hosting, autenticazione, posta elettronica, pagamenti, assistenza tecnica, contabilità e spedizioni. I dati di consegna possono essere comunicati a DHL o al vettore incaricato.

Quando il cliente usa WhatsApp, messaggi, numero e allegati transitano attraverso i servizi Meta/WhatsApp. Se è attiva l’assistenza automatica, il testo e le immagini strettamente necessari possono essere elaborati tramite l’API OpenAI per ordinare la richiesta e individuare i dati mancanti. Le chiavi di accesso restano protette sul server e non sono esposte nel sito.

Per identificare il componente possiamo consultare le aree tecniche dei produttori o chiedere supporto alla casa madre, limitando la comunicazione ai dati tecnici necessari. I fornitori trattano i dati secondo il proprio ruolo e gli accordi applicabili.

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate, comprese le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, ove applicabili. L’interessato può chiedere informazioni sulle garanzie utilizzate contattando il Titolare.

6. Conservazione

Le richieste che non producono un ordine sono conservate per il tempo necessario alla gestione e all’eventuale seguito commerciale, di regola non oltre 24 mesi dall’ultima comunicazione, salvo contestazioni o obblighi diversi. I dati relativi a ordini, fatture, pagamenti e garanzie sono conservati per i termini previsti dalla normativa civile e fiscale. Gli allegati tecnici sono eliminati o anonimizzati quando non risultano più necessari.

I dati utilizzati per comunicazioni promozionali sono conservati fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, salvo rinnovo del consenso.

7. Sicurezza, statistiche e strumenti del sito

Il sito applica misure organizzative e tecniche adeguate. Le pratiche, le fotografie e i documenti ricevuti sono consultabili nel pannello soltanto dal personale autorizzato. Il cliente riceve il numero della propria pratica e può proseguire la comunicazione tramite WhatsApp o i recapiti indicati.

Il contatore interno raccoglie esclusivamente il percorso della pagina e lo somma a conteggi giornalieri aggregati. Non salva indirizzi IP, cookie di profilazione, impronte del dispositivo, profili pubblicitari o identificatori personali. Un dato temporaneo nella sessione del browser evita conteggi ripetuti e viene eliminato alla chiusura della sessione. I fornitori tecnici possono comunque generare log di sicurezza secondo le proprie informative e i tempi strettamente necessari.

8. Decisioni automatizzate e intelligenza artificiale

Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici sul cliente. L’intelligenza artificiale può aiutare a ordinare le informazioni ricevute, leggere elementi visibili nelle fotografie e chiedere i dati mancanti. Compatibilità e codice definitivo del ricambio, diagnosi, prezzo, sconto, disponibilità, tempi e approvazione dell’installatore restano sempre sottoposti al controllo umano di Poletti Ricambi. Il cliente può chiedere in qualsiasi momento di parlare con un operatore.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679. Può inoltre revocare in qualsiasi momento il consenso al marketing senza pregiudicare i trattamenti precedenti.

Le richieste possono essere inviate a info@poletticlima.it o alla PEC poletti.clima@legalmail.it. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Aggiornamenti

L’informativa può essere aggiornata quando cambiano servizi, fornitori o obblighi normativi. La versione corrente è pubblicata in questa pagina.